Het is voor de vastgoedmakelaar belangrijk te weten welke informatie hij wel of niet mag vragen op basis van deze wetgevingen. Dit wordt geregeld door art. 7 VHWD en door de aanbeveling nr. 01/2009. Om discriminatie van bepaalde kandidaat-huurders tegen te gaan, moet het aantal documenten dat gevraagd kan worden aan kandidaat-huurders beperkt worden tot die documenten waarvoor een verhuurder een rechtmatig belang heeft. Enkel de documenten, die nodig zijn om na te gaan of de huurder aan diens huurdersverplichtingen zal kunnen voldoen, mogen worden opgevraagd (art. 7 VWHD).
Wat mag wel?
Naargelang van het stadium van het verhuurproces waarin de gegevens worden verzameld (het eerste contact, de (eind)selectie of de opmaak van het huurcontract), is er ruimte voor nuance en uitzonderingen. De aanbeveling beschrijft heel precies tot waar de eigenaar of vastgoedmakelaar kan gaan wanneer hij gegevens opvraagt bij de kandidaat-huurder.
- Bij een eerste vraag om informatie
Minimale identiteitsgegevens (zoals naam en voornaam) alsook de contactgegevens (zoals een telefoonnummer) kunnen bij een eerste vraag om informatie worden opgevraagd. Indien de kandidaat zijn telefoonnummer niet wenst op te geven, moet het volstaan als hij zegt zelf te zullen telefoneren of langs te komen op het kantoor.
- Voor de selectie van de kandidaat (precontractuele fase)
De commissie is van oordeel dat minimale identiteitsgegevens van huurders en medehuurders, zoals de naam, voornaam, adres, wettige vestiging in België en geboortedatum nuttig of noodzakelijk kunnen zijn voor de veiligheid van de bezoeken, de beknopte controle van de voorgelegde documenten zoals een loonfiche, en om een huurovereenkomst op te stellen. De voorlegging van de identiteitskaart (geen kopie achterzijde) of ander bewijskrachtig document mag worden geëist om de juistheid ervan na te gaan. Deze informatie moet trouwens worden geëist voor de identificatie in het kader van de witwaswetgeving (zie verder onder 4.5.4).
Het gegeven 'gehuwd' of 'wettelijk samenwonend' is nuttige en noodzakelijke informatie. De opzeggingen, kennisgevingen en exploten betreffende de huur moeten immers worden gezonden of betekend aan elk van de echtgenoten afzonderlijk of uitgaan van beide echtgenoten gezamenlijk. De weigering van een kandidaat-huurder om dit gegeven te verstrekken kan volgens de commissie echter geen weigering rechtvaardigen om de huurovereenkomst af te sluiten.
Voor de selectie van de huurder, mag niet worden gepeild naar de geboorteplaats omdat dit kan leiden tot discriminatie op grond van nationale afstamming. Desalniettemin legt de antiwitwaswet vastgoedmakelaars op om deze informatie in te winnen. Daarom is het aan te bevelen deze informatie pas bij het afsluiten van het contract op te vragen en niet vóór de selectie door de eigenaar. Bovendien stelt het Vlaams Woninghuurdecreet dat, bij gebrek aan rijksregisternummer, de geboortedatum, alsook de geboorteplaats van de huurder moet worden vermeld in de schriftelijke huurovereenkomst (art. 8 VWHD), zodat de geboorteplaats ook op het ogenblik van het afsluiten van het contract gekend moet zijn.
Hoewel algemeen wordt aangenomen dat vastgoedmakelaars niet instaan voor de solvabiliteit van de kandidaat-huurder, moeten zij wel de algemene financiële draagkracht onderzoeken, zodat zij minstens de manifeste insolvabiliteit aan de verhuurder-eigenaar kunnen meedelen. Een verhuurder moet kunnen nagaan of een huurder solvabel genoeg is om de maandelijkse huur te betalen.
In dat verband mag worden gevraagd dat een kandidaat-huurder een loonfiche voorlegt (waarop, voor zover de huurder dit wenst, de identiteit van de werkgever, de beroepsactiviteit en andere niet-pertinente gegevens onleesbaar worden gemaakt). Het is ook aanvaardbaar dat de vastgoedmakelaar een bewijs van dit inkomensonderzoek wenst te bewaren door er een kopie van te nemen. Enkel in geval van twijfel over de echtheid van het document of onleesbaarheid, kan de naam van de werkgever worden gevraagd voor verdere controle.
De solvabiliteit van de kandidaat-huurder dient steeds geval per geval te worden beoordeeld zonder bepaalde inkomensbronnen bij voorbaat uit te sluiten. Men neemt daarbij zowel de grootte van het inkomen in overweging als elke andere garantie die door de kandidaat-huurder aangedragen wordt (borgstelling, bewijs van betaling van de huur in het verleden, …). Alle inkomensbronnen dienen dus in overweging te worden genomen.
De verhuurder kan gegevens opvragen over het aantal personen dat het pand zal betrekken.
Een telefoonnummer of nummerplaat kunnen al dan niet relevante gegevens zijn. Zo is het toegestaan de nummerplaat van een huurder te verwerken wanneer de huurwoning een parkeerplaats heeft waarvoor voertuigherkenning vereist is, bijvoorbeeld om de huurder toegang te geven tot of toezicht te houden op de parkeerplaats.
Indien van toepassing (bepalingen basisakte of huishoudelijk reglement) mag worden gevraagd naar het bezit van bepaalde huisdieren of het bespelen van bepaalde muziekinstrumenten. Waar het legitiem kan zijn dat een eigenaar weigert te verhuren aan een kandidaat-huurder die een huisdier heeft, is dit nooit het geval wanneer het gaat om een assistentiehond voor personen met een handicap. In dat geval kan er sprake zijn van indirecte discriminatie op grond van handicap in de zin van de antidiscriminatiewetgeving omdat personen met een handicap die dergelijke assistentiehond gebruiken, alzo beperkt worden in hun toegang tot huisvesting. Een dergelijke weigering kan gezien worden als disproportioneel gezien assistentiehonden steeds een specifieke opleiding krijgen en onmisbaar zijn voor hun baasje.
Van een kandidaat-handelshuurder mag zijn ondernemingsnummer worden gevraagd.
- Voor het opmaken van de huurovereenkomst
Het opvragen bij de kandidaat-huurder van alle noodzakelijke inlichtingen met het oog op het afsluiten van een huurovereenkomst, wordt door de commissie als gerechtvaardigd beschouwd. In art. 8 VWHD wordt trouwens vermeld welke gegevens de huurovereenkomst moet bevatten.
Wat mag niet?
- Vragen naar etnische oorsprong, geloofsovertuiging, nationaliteit
- Informatie opvragen bij de werkgever of de huidige verhuurder. Dat eerste mag wel voor verificatie van onleesbare documenten
- Leeftijd van de kandidaat-huurder moet 'de visu' worden vastgesteld. Indien twijfel bestaat over de meerderjarigheid kan een bewijs worden gevraagd
- Burgerlijke staat is niet altijd relevant, wel gehuwd of samenwonend, maar niet ongehuwd of gescheiden
- Uittreksel strafregister (bewijs van goed gedrag en zeden)
- De kennisname van de globale financiële situatie (vermogen, bezit van onroerend goed, bankrekeningen of andere referenties) van de kandidaat-huurder is niet noodzakelijk;
- Het opvragen van gegevens over de gezondheidstoestand van een kandidaat-huurder is volgens de commissie slechts toegelaten onder twee voorwaarden:
- de huurder moet zijn herroepbare, schriftelijke toestemming verlenen
- die informatie moet ter zake dienen. Zo kan het relevant zijn dat een gehandicapte persoon zijn gezondheidstoestand meedeelt wanneer hij interesse heeft voor een appartement dat speciaal aan zijn behoeften moet aangepast zijn
- Het beroep van de huurder is niet relevant, wel eventueel zijn statuut (loontrekkend, zelfstandig, ambtenaar)
