Belangrijke boodschap: Volg hier onze updates over het Coronavirus.

Tweede coronagolf: wat met algemene vergaderingen?

Nieuws 28 juli 2020
Detail page

Begrijpelijkerwijs zijn er de voorbije dagen bijzonder veel vragen binnengelopen van syndici, hetzij om algemeen te informeren of algemene vergaderingen nog mogen, hetzij om de bezorgdheid te melden dat veel algemene vergaderingen het quorum niet zullen halen vanwege bezorgdheden bij de mede-eigenaars.

Ondertussen zijn er contacten geweest met het kabinet van minister van Justitie Koen Geens. Daarbij hebben we – nogmaals – herinnerd aan het gezamenlijk pleidooi van CIB Vlaanderen, Federia en het BIV om tot een realistische en haalbare oplossing te komen voor de sector van de professionele syndici, om van de talrijke bezorgde mede-eigenaars nog te zwijgen.

Formeel standpunt van de minister

Zonet mochten we van de minister en zijn kabinet het formeel standpunt ontvangen.

Volgens de minister is er voor algemene vergaderingen niets veranderd: ‘Na bijkomende navraag bij het crisiscentrum, kan ik bevestigen dat een algemene vergadering van mede-eigenaars nog steeds als professionele activiteit geldt’. Met andere woorden: algemene vergaderingen zijn volgens de minister niet verboden en kunnen/moeten plaatsvinden. 

Er is geen verbod op niet-essentiële verplaatsingen, ook niet in Antwerpen. Mede-eigenaars mogen zich nog altijd verplaatsen om een algemene vergadering bij te wonen, ook wanneer ze daarvoor de gemeente- of provinciegrenzen moeten oversteken. Let wel, in Antwerpen moet men rekening houden met de avondklok die geldt tussen 23u30 en 6u ’s ochtends. Iedere Antwerpse mede-eigenaar die een algemene vergadering bijwoont, moet om 23u30 thuis zijn.

Het standpunt van de minister inzake het aantal deelnemers blijft tevens ongewijzigd. Net omdat een algemene vergadering een professionele activiteit vormt, zijn de regels inzake sociale bubbels er niet op van toepassing: ‘er geldt in principe geen maximum aantal deelnemers, maar er wordt met aandrang gevraagd om de basisrichtlijnen op het vlak van afstand en hygiëne na te leven’.

Bij de organisatie van algemene vergaderingen moeten de veiligheidsvoorschriften uit de sectorgids nauwgezet worden toegepast: ‘Deze ‘gouden regels’ zijn nog steeds de allerbelangrijkste om besmettingen te vermijden.

Visie van CIB Vlaanderen

In het antwoord van de minister lezen we niets bij wijze van tegemoetkoming aan de bezorgdheden die bij syndici en mede-eigenaars (niet in het minst diegene uit de stad of provincie Antwerpen) leven. Enig soelaas voor wie het op dit ogenblik niet verantwoord vindt om een vergadering te laten doorgaan is er niet. Dat is ronduit onthutsend.

Vanuit CIB Vlaanderen vinden we het verbijsterend dat de minister vasthoudt aan het verzet tegen een structurele oplossing voor de crisissituatie. De minister is bijvoorbeeld nog steeds niet bereid om uitstel naar dezelfde 14-daagse periode in 2021 te overwegen, terwijl iedereen weet dat dit de enige haalbare en pragmatische uitweg biedt. 

De minister zou wel bereid zijn om pistes inzake alternatieven voor een fysieke algemene vergadering (zoals een digitaal systeem of het verlagen van de drempel voor de schriftelijke procedure) verder te onderzoeken. Maar: ‘We willen dit niet overhaast doen, aangezien het bijzonder belangrijk is om te kiezen voor een systeem dat voor alle mede-eigenaars zo democratisch mogelijk functioneert. Dit betekent dat we rekening moeten houden met de realiteit dat niet alle mede-eigenaars beschikken over technische ondersteuning, waardoor ze permanent uit de boot zouden kunnen vallen. Ook moeten we ervoor zorgen dat ook de mede-eigenaars die op het eerste zicht weinig interesse tonen in de besluitvormingsprocedure, toch zo veel mogelijk worden betrokken bij de beslissingen over hun eigendom’. Ook hier dus wederom geen bereidheid om snel in te grijpen rekening houdend met de coronacrisis.

Dat standpunt is volgens CIB Vlaanderen zowel maatschappelijk als richting de syndici en de mede-eigenaars totaal onverdedigbaar. 

Vanuit CIB Vlaanderen zijn we zeker geen voorstander van een algemeen verbod. Dit omdat er ook heel wat kleinere mede-eigendommen zijn (bvb. buiten broeihaard-gebieden) waarvoor op een veilige wijze (conform de sectorgids) AV’s georganiseerd kunnen worden. Er zijn echter meer en meer gebouwen waar de mede-eigenaars niet langer bereid zijn om te vergaderen. Dit in het licht van de gezondheidsrisico’s, de communicatie vanwege de virologen, de collectieve verantwoordelijkheid om het coronavirus te bestrijden,… Iedereen weet dat indien de vraag aan de virologen zou worden gesteld, zij zouden aangeven dat algemene vergaderingen veelal geen goed idee zijn. Dat geeft aan hoe ver het standpunt van de minister ligt van de globale epidemiologische situatie. De rigiditeit staat echt haaks op de nood aan oplossingen die tijdens deze crisis hoger is dan ooit tevoren.

De mede-eigenaars en de syndici geen instrumenten aanbieden om de coronacrisis te doorstaan valt niet te verantwoorden. Een absoluut minimum o.i. is de mogelijkheid om de algemene vergadering uit te kunnen stellen naar dezelfde 14-daagse periode in 2021, en dit voor alle vergaderingen uit 2020 (dus ook retroactief voor de nog in te halen vergaderingen), behalve wanneer een dringende beslissing noodzakelijk is of wanneer één of meer mede-eigenaars, die ten minste één vijfde van de aandelen in de gemeenschappelijke delen bezitten, verzoeken om een vergadering te organiseren. We spreken van een mogelijkheid en geen verplichting: om die algemene vergaderingen die veilig kunnen doorgaan ook niet te verbieden.

Maar, de minister is duidelijk niet bereid om mede-eigenaars en syndici deze optie te bieden. Goed wetende overigens dat er appartementsgebouwen zijn waarvoor de 14-daagse periode voor de jaarlijkse statutaire vergadering in juli en augustus valt, om van september en de daaropvolgende maanden nog te zwijgen. Volgens de minister moeten die vergaderingen dan maar verplicht doorgaan. 

Want, er is zelfs geen sprake meer van een mogelijkheid tot uitstel zoals we in het voorjaar na herhaaldelijk hard op tafel te hebben geklopt konden implementeren. Dat was geen structurele oplossing en allesbehalve een ideaal scenario. Maar, nu is de minister zelfs daartoe niet bereid. Een verlaging van de unanimiteitsvereiste voor de schriftelijke besluitvorming wil men ‘niet overhaast doen’, terwijl we dat net als absolute crisismaatregel nodig hebben.

Ook aan het feit dat het moeilijker en moeilijker zal worden om adequate vergaderruimtes te vinden en het risico dat vergaderingen omwille van het niet halen van aanwezigheidsquorum dienen te worden heringepland, gaat de minister voorbij.

Conclusie: volgens CIB Vlaanderen is het antwoord van de minister maatschappelijk totaal onverantwoord in het licht van de tweede golf. Deze visie valt op geen enkele wijze te verdedigen tegenover de syndici en mede-eigenaars die zich zorgen maken over hun gezondheid. 

‘Suggesties’

De minister geeft wel een aantal ‘suggesties’ mee. Volgens de minister zijn er immers ‘verschillende mogelijkheden om creatief te handelen binnen het bestaand kader’. Een beleefde fictie uiteraard want wat de minister vervolgens ‘suggereert’, is praktisch niet uitvoerbaar. 

Voor de volledigheid geven we de suggesties van de minister hieronder letterlijk mee:

  • Alle vergaderingen kunnen grondig worden voorbereid op basis van voorafgaande telefonische contacten / videogesprekken. Op basis hiervan kan worden bekeken of er consensus kan worden bereikt, wat de mogelijkheid biedt om de procedure schriftelijk te voeren. Indien niet, kan de vergadering op fysieke wijze doorgaan, maar eventueel met een beperkt debat of met een focus op de belangrijkste discussiepunten
  • Mede-eigenaars die niet willen deelnemen aan de vergadering, zijn hiertoe niet verplicht. Indien ze toch mee willen beslissen, kunnen ze een volmacht verlenen. Voor elke mede-eigendom kan het aantal deelnemers zo theoretisch gezien worden beperkt tot 5 personen + de syndicus, als er maximaal gebruik wordt gemaakt van de volmachten. Dit zal niet overal haalbaar zijn, en hoeft ook niet het streefdoel te zijn, maar toont wel aan dat het aantal deelnemers heel sterk kan worden beperkt. Het is ook belangrijk de mede-eigenaars erop te wijzen dat het verlenen van volmachten het voordeel biedt dat het quorum kan worden bereikt, zodat er een meer gedragen beslissing kan worden bereikt. 
  • Indien noodzakelijk omdat het quorum niet wordt bereikt, kan een tweede vergadering een oplossing bieden. Dit is uiteraard niet ideaal, maar gelet op de uitzonderlijke omstandigheden is het ook geen probleem dat dit eenmalig plaatsvindt. 
  • In combinatie met de volmachten, kan er een ‘hybride’ vergadering plaatsvinden die deels fysiek, deels via video kan doorgaan. Mede-eigenaars die dat wensen kunnen de vergadering volgen via video en zelfs deelnemen aan het debat. Omdat het niet mogelijk is te stemmen via video, kan dit verlopen via een lasthebber die wel ter plaatse deelneemt. Deze methode biedt zeker voordelen voor een mede-eigendom waar sommige mede-eigenaars niet en anderen dan weer wel fysiek willen deelnemen aan de vergadering. 
  • Het is belangrijk om naar de syndici en de mede-eigenaars te communiceren dat zolang de belangrijkste regels op het vlak van basishygiëne en afstand houden worden gegarandeerd, het risico op besmetting laag blijft. 
  • Gelet op bovenstaande suggesties, is het vooral essentieel dat de syndici in dialoog gaan met de mede-eigenaars om te beoordelen welke piste het beste wordt gevolgd voor een specifieke mede-eigendom.

Structurele partners

BTVBTVBTVBTVBTVBTV

Nieuwsbrief

Blijf op de hoogte

Deze browser is niet compatibel met CIB Vlaanderen. Gebruik een andere browser om onze website te kunnen gebruiken.